Executive Summary
Ein europaweit tätiges Medtech-Unternehmen mit Sitz in der Deutschschweiz suchte eine erfahrene Führungsperson für die Funktion des Head Software Demand Management – eine Position an der Schnittstelle zwischen Softwareentwicklung, Kundenbedürfnissen und strategischem Produktmanagement. Die Rolle war neu zu besetzen und sollte massgeblich dazu beitragen, die Release-Fähigkeit einer modernen SaaS-Lösung im medizinischen Umfeld sicherzustellen. Intern bestanden unterschiedliche Vorstellungen über das Anforderungsprofil, was eine klare Rollenpositionierung zur Voraussetzung für eine erfolgreiche Suche machte.
Durch strukturierte Direktansprache im relevanten Fachmarkt, eine frühzeitige Harmonisierung der Erwartungen aller beteiligten Entscheidungsträger sowie einen prozesssicheren Auswahlablauf konnte die Position in weniger als vier Monaten besetzt werden – zwei Monate früher als ursprünglich prognostiziert.
Ausgangssituation & Herausforderung
Neue Schlüsselrolle, divergierende Erwartungen und ein enger Fachmarkt
Das Unternehmen zählt zu den führenden Anbietern von Praxissoftware im deutschsprachigen Gesundheitswesen und betreibt an über einem Dutzend Standorten in mehreren europäischen Ländern mehr als 350 Mitarbeitende. Mit der Markteinführung einer neuen, modernen SaaS-Lösung für Arztpraxen und medizinische Einrichtungen stand das Unternehmen vor einem entscheidenden Wachstumsschritt. Kundenbedürfnisse strukturiert aufzunehmen, zu analysieren, zu priorisieren und in verwertbare Anforderungen zu übersetzen, war dabei keine operative Randaufgabe, sondern eine geschäftskritische Funktion.
Für diese Aufgabe wurde die Position des Head Software Demand Management neu geschaffen. Der Stelleninhaber sollte als Product Owner für zwei Software-Lösungen agieren, ein kleines Requirements-Engineering-Team führen, externe Projektleiter steuern und zugleich als zentraler Kommunikationsknoten zwischen Endkunden, Sales, Support und Softwareentwicklung funktionieren. Berichtet wurde direkt an den CIO als Mitglied der Geschäftsleitung.
Erschwerend kam hinzu, dass die internen Stakeholder unterschiedliche Vorstellungen über das Ideal-Profil mitbrachten. Ohne eine klare gemeinsame Basis liess sich weder die Suche sinnvoll strukturieren noch eine fundierte Auswahlentscheidung herbeiführen. Zusätzlich war der Markt für erfahrene Requirements Engineers mit Führungserfahrung und Kenntnissen im medizinischen Software-Umfeld ausgesprochen eng.
Kernherausforderungen in dieser Phase:
- Neu geschaffene Funktion mit hoher Schnittstellenbreite und direkter Wirkung auf die Produktqualität
- Divergierende interne Erwartungen an Profil, Führungsverständnis und fachliche Schwerpunkte
- Spezialisierter Kandidatenmarkt mit begrenzter Anzahl passender Profile im Bereich Requirements Engineering / Medizin-IT
- Hohe Anforderung an Führungskompetenz und fachliche Tiefe gleichermassen
- Notwendigkeit externer Rekrutierung, um gezielt von Wissenstransfer und Erfahrung zu profitieren
Unser Ansatz
Rollenverständnis zuerst schaffen – dann den Markt gezielt bearbeiten
Noch bevor die eigentliche Suche im Markt begann, stand eine intensive Auseinandersetzung mit der Rolle selbst. In ausführlichen Gesprächen mit allen relevanten internen Entscheidungsträgern wurde das Anforderungsprofil gemeinsam geschärft und ein einheitliches Verständnis darüber hergestellt, welche Fähigkeiten, Erfahrungen und Persönlichkeitsmerkmale die Idealbesetzung ausmachen. Dieser Schritt war nicht bloss Vorbereitung – er war die Voraussetzung dafür, dass der nachfolgende Prozess überhaupt zielgerichtet verlaufen konnte.
Die Positionierung der Rolle am Markt legte bewusst Gewicht auf inhaltliche Substanz und Gestaltungsverantwortung: die Arbeit an einer modernen SaaS-Lösung mit echtem Marktpotenzial, direkter Kundennähe, kurzen Entscheidungswegen und einem Schweizer Unternehmen mit nachgewiesener Standorttreue. Nur durch diese differenzierte Darstellung liessen sich Führungspersonen ansprechen, die nicht aktiv auf der Suche waren, aber durch das konkrete Angebot und die inhaltliche Tiefe des Gesprächs gewonnen werden konnten.
Leitlinien, die den Ansatz bestimmten:
- Frühzeitige Stakeholder-Harmonisierung zur Schaffung eines einheitlichen Rollenverständnisses
- Präzise Marktpositionierung jenseits generischer Jobbeschreibungen
- Fokus auf erfahrene Requirements Engineers mit Führungsbiografie im Software-Umfeld
- Ausschliesslich gezielte Direktansprache
- Transparente Projektkommunikation durch regelmässiges Reporting und Briefings
Such- und Auswahlprozess
Systematisch identifiziert, persönlich angesprochen, sorgfältig geprüft
Auf Basis des geschärften Anforderungsprofils erfolgte eine systematische Marktanalyse in den relevanten Zielfirmen der DACH-Region. Dabei wurden gezielt Profile identifiziert, die sowohl die fachlichen Voraussetzungen – mehrjährige Erfahrung in Requirements Engineering, Business Analyse oder Produktmanagement im Softwarebereich, Kenntnisse agiler Methoden wie Scrum – als auch die gesuchten Führungsqualitäten mitbrachten.
In der persönlichen Direktansprache stand nicht das blosse Wecken von Interesse im Vordergrund, sondern ein echter, inhaltlich substanzieller Austausch über die Rolle, das Umfeld und die Entwicklungsperspektive. Motivation, Passung und langfristige Ausrichtung wurden dabei ebenso sorgfältig geprüft wie fachliche Qualifikation. Der gesamte Prozess war eng getaktet, mit klaren Verantwortlichkeiten auf beiden Seiten, regelmässigen Feedback-Schleifen und einem durchgängig strukturierten Vorgehen.
Parallel dazu wurden Interview-Briefings und Debriefings genutzt, um die Beurteilung der angesprochenen Persönlichkeiten laufend zu kalibrieren und das Auswahlgremium jederzeit auf demselben Informationsstand zu halten. Dadurch konnten Entscheidungen zügig und fundiert getroffen werden.
Der Auswahlprozess im Überblick:
- Systematischer Marktcheck und gezielte Identifikation geeigneter Profile in den Zielunternehmen
- Persönliche Direktansprache mit inhaltlicher Tiefe und individueller Relevanz
- Vorabklärung von Passung, Motivation und Rahmenbedingungen im vertraulichen Gespräch
- Mehrstufige Interviews zur Evaluation fachlicher und persönlicher Eignung
- Präsentation der qualifizierten Shortlist nach sechs Wochen
- Vier Führungspersönlichkeiten in der finalen Interviewrunde
- Laufendes Projekt-Reporting und enge Abstimmung mit dem Auftraggeber
Ergebnis & Kundennutzen
Besetzung zwei Monate früher als geplant – mit vollständiger Profilübereinstimmung
Trotz eines engen Fachmarkts und der besonderen Anforderung an Führungserfahrung im medizinischen Software-Umfeld konnte die Position in weniger als vier Monaten erfolgreich besetzt werden – und damit zwei Monate früher, als zu Mandatsbeginn prognostiziert worden war. Der gewonnene Kandidat entsprach dem gemeinsam definierten Zielprofil und überzeugte in der finalen Auswahlrunde durch fachliche Substanz, Führungsklarheit und kulturelle Passung zum Unternehmen.
Für den Auftraggeber war das Ergebnis mehr als eine planmässige Besetzung: Dank der vollständigen Übernahme organisatorischer und prozessgebundener Aufgaben – von der Kandidatenvorbereitung über die Erstellung von Case Studies bis hin zur fundierten Abklärung der fachlichen Kompetenzen – konnte sich das interne Team auf das Wesentliche konzentrieren: die Beurteilung der Persönlichkeit, der Wertvorstellungen und der Teamdynamik.
Mehrwert für den Kunden:
- Erfolgreiche Besetzung einer neu geschaffenen Schlüsselrolle mit hoher strategischer und operativer Relevanz
- Zweimonatige Zeitersparnis gegenüber der ursprünglichen Mandatsprognose
- Erstgespräche überzeugten bereits durch Profilschärfe – die präsentierten Persönlichkeiten entsprachen von Anfang an dem definierten Idealprofil
- Maximale Entlastung interner Ressourcen durch vollständige Prozessführung
- Klare, vergleichbare Entscheidungsgrundlagen durch strukturierte Auswahlmethodik
- Vertrauensvoller Informationsaustausch auf Management-Ebene während des gesamten Mandats
Kern-KPIs:
- 6 Wochen vom Mandatsstart bis zur Präsentation der Shortlist
- 4 Kandidaten in der finalen Interviewrunde
- Weniger als 4 Monate Gesamtdauer des Mandats
Lessons Learned
Was diesen Rekrutierungserfolg möglich gemacht hat
- Stakeholder-Alignment vor Mandatsstart: Die frühzeitige Harmonisierung aller internen Erwartungen ist Voraussetzung für eine zielgerichtete Suche – und vermeidet kostspielige Korrekturen im Prozess.
- Rollenpositionierung mit inhaltlicher Tiefe: Nur wer die Funktion differenziert und attraktiv beschreiben kann, erreicht erfahrene Führungspersonen, die nicht aktiv suchen.
- Direktansprache als einziger Weg zum richtigen Profil: In engen Fachmärkten erreicht man die wirklich passenden Führungspersonen nur durch gezielte, persönliche Kontaktaufnahme – nicht durch breit gestreute Suchansätze
- Strukturierte Prozessführung schafft Entscheidungssicherheit: Durchgängige Transparenz, Interview-Briefings und laufendes Reporting ermöglichen zügige und fundierte Entscheidungen auf Managementstufe.
- Vollständige Entlastung als echter Mehrwert: Je mehr administrative und vorbereitende Aufgaben übernommen werden, desto mehr Kapazität bleibt dem Auftraggeber für das eigentlich Entscheidende – die Beurteilung der Persönlichkeit.
